30 prompts ChatGPT pour les achats
Un acheteur passe des journées entières à dépouiller des devis, rédiger des cahiers des charges et préparer des négociations. Ces 30 prompts ChatGPT prennent en charge ce travail d'analyse et de rédaction : sourcing, appels d'offres, comparatifs fournisseurs, argumentaires de négociation. Copiez, adaptez, gagnez plusieurs heures par semaine.
Pourquoi utiliser des prompts ChatGPT dans les achats ?
Un acheteur consacre une large part de son temps à des tâches d'analyse et de rédaction : dépouiller des devis, formaliser des besoins, préparer des négociations, suivre les fournisseurs. Des prompts ChatGPT bien conçus prennent en charge cette charge répétitive et rendent à l'acheteur le temps de se concentrer sur la stratégie et la négociation. Le gain se compte en heures chaque semaine.
L'enjeu n'est pas de « déléguer la décision d'achat » à une IA. C'est d'accélérer tout ce qui ralentit le processus : structurer un comparatif, rédiger un cahier des charges, préparer les bons arguments face au fournisseur.
Un acheteur qui maîtrise ces prompts dépouille dix devis en trente minutes au lieu d'une demi-journée, et arrive en négociation avec un plan chiffré plutôt qu'improvisé. Sur un portefeuille, cela se traduit en économies négociées et en délais tenus.
Qu'est-ce qui distingue un bon prompt achats d'un mauvais ?
Un bon prompt achats contient quatre éléments : le contexte (la catégorie, le montant, la criticité), l'objectif précis (comparatif, argumentaire, analyse de risque), le format de sortie attendu et la matière réelle à traiter. Un prompt vague comme « aide-moi à négocier » donne un conseil générique. Un prompt cadré donne un livrable directement exploitable.
La règle : plus vous nourrissez l'IA, plus l'analyse est fiable. Collez les devis, le cahier des charges, l'historique de prix, les conditions du fournisseur. ChatGPT ne connaît pas votre marché ni vos volumes, il travaille à partir de ce que vous lui fournissez.
Pensez à demander des chiffrages et des scénarios. « Estime le gain sur trois ans » ou « propose trois positions de négociation » transforme une réponse générale en aide à la décision concrète.
L'IA peut-elle remplacer un acheteur ?
Non. L'IA analyse, structure et rédige, mais elle ne mène pas la relation fournisseur, ne perçoit pas les signaux d'une négociation et n'engage pas la responsabilité de l'entreprise. Elle remplace le travail de préparation et de dépouillement, pas le jugement de l'acheteur. Les meilleurs professionnels s'en servent pour libérer du temps de négociation, pas pour décider à leur place.
Une analyse de devis produite par l'IA reste à vérifier : elle peut mal interpréter un périmètre ou passer à côté d'un coût caché. La sortie sert de base de travail, jamais de vérité définitive.
C'est précisément ce qu'on travaille en formation : savoir où l'IA fait gagner du temps, comment contrôler ses réponses, et où l'expertise de l'acheteur reste irremplaçable dans le processus d'achat.
Comment adapter ces prompts à vos catégories et à votre secteur ?
Chaque prompt contient des crochets à remplacer : la catégorie, le montant, les critères, le contexte fournisseur. Prenez quelques minutes pour créer votre version type de chaque prompt avec vos informations récurrentes. Vous obtenez une bibliothèque d'achats réutilisable, cohérente avec vos process et vos catégories, partageable avec toute l'équipe.
Un acheteur de prestations intellectuelles et un acheteur de matières premières n'ont pas les mêmes leviers ni les mêmes risques. Les prompts sont des trames ; c'est votre contexte, vos volumes et vos contraintes qui les rendent efficaces.
Une fois vos versions calées, diffusez-les à l'équipe achats. Des trames communes, c'est un traitement homogène des consultations, un onboarding des nouveaux acheteurs plus rapide et des décisions mieux documentées.
Les prompts prêts à l'emploi
Rédiger un cahier des charges fonctionnel
Tu es acheteur expert. Rédige un cahier des charges fonctionnel pour l'achat de [produit / prestation]. Contexte : [usage attendu, volume, contraintes techniques et réglementaires]. Structure attendue : périmètre du besoin, exigences fonctionnelles, exigences de service, contraintes, critères d'évaluation pondérés, modalités de réponse. Formule les exigences en résultats attendus, pas en solutions imposées, pour laisser jouer la concurrence.
Au lancement d'un projet d'achat, pour formaliser un besoin clair avant de consulter le marché.
Construire une grille de comparaison de devis
Voici plusieurs devis fournisseurs pour [besoin] : [colle les devis]. Construis un tableau comparatif ligne par ligne : prix HT, délai de livraison, garanties, conditions de paiement, coûts cachés éventuels, écarts de périmètre. Signale les postes non comparables et les prix anormalement bas ou hauts. Termine par un classement argumenté selon le meilleur rapport qualité-prix.
Après réception des offres, pour dépouiller les devis sans y passer une demi-journée.
Calculer le coût complet de possession (TCO)
Aide-moi à calculer le coût complet de possession (TCO) pour l'achat de [produit / équipement]. Données : [prix d'achat, coûts d'installation, maintenance annuelle, consommables, durée de vie, coût de fin de vie]. Présente le TCO sur [X ans] pour chaque fournisseur, et montre pourquoi le devis le moins cher à l'achat n'est pas forcément le plus économique dans la durée.
Quand un fournisseur affiche le prix le plus bas mais que les coûts d'exploitation risquent de le rattraper.
Préparer un argumentaire de négociation
Je négocie avec [fournisseur] pour [besoin + montant]. Prépare-moi une stratégie de négociation : mes points d'appui (volume, concurrence, historique, saisonnalité), les concessions que je peux demander (prix, délai de paiement, remise volume, garantie étendue), et 5 arguments prêts à dire pour obtenir une baisse sans dégrader la relation. Anticipe 3 objections probables du vendeur et leur réponse.
Avant un rendez-vous de négociation, pour arriver avec un plan et des arguments solides.
Analyser un devis pour repérer les leviers d'économie
Voici un devis fournisseur : [colle le devis]. Identifie les postes où je peux négocier une baisse ou une optimisation : lignes surévaluées, options non essentielles, frais annexes, effet volume possible, standardisation. Pour chaque levier, estime un gain potentiel et donne l'argument à utiliser en négociation.
Dès qu'un devis arrive, pour cibler où gratter des économies avant de signer.
Sourcer de nouveaux fournisseurs
J'ai besoin de sourcer des fournisseurs pour [catégorie d'achat]. Critères : [zone géographique, capacité, certifications, taille souhaitée, RSE]. Propose une méthode de sourcing structurée : sources à explorer, mots-clés de recherche, questions de présélection, critères de shortlist. Génère aussi une liste de 10 questions à poser lors d'un premier contact pour qualifier rapidement un fournisseur.
Quand vous devez ouvrir votre panel fournisseurs sur une nouvelle catégorie ou réduire votre dépendance.
Rédiger un appel d'offres (RFP)
Rédige la trame d'un appel d'offres (RFP) pour [besoin]. Contexte : [budget, délai, volumes, contraintes]. Structure : présentation du besoin, périmètre, exigences techniques et de service, critères d'attribution pondérés, calendrier, format de réponse attendu, modalités de questions-réponses. Rédige les critères de manière objective et mesurable pour faciliter le dépouillement.
Pour lancer une consultation formelle et comparable entre plusieurs fournisseurs.
Analyser les réponses à un appel d'offres
Voici les réponses de plusieurs fournisseurs à mon appel d'offres : [colle les offres]. Évalue chaque réponse selon mes critères pondérés : [liste tes critères et poids]. Attribue une note par critère, calcule le score total, et rédige une synthèse par candidat avec forces, faiblesses et points à clarifier. Recommande le fournisseur le mieux-disant, pas seulement le moins-disant.
Après réception des offres, pour objectiver le choix et justifier la décision en interne.
Rédiger un mail de relance fournisseur
Rédige un mail de relance à un fournisseur qui n'a pas répondu à ma demande de devis envoyée il y a [X jours]. Contexte : [besoin, délai de décision]. Ton professionnel et courtois, rappel de l'échéance, proposition d'un échange rapide si besoin d'informations. 80 mots maximum. Propose aussi une version plus ferme si c'est une seconde relance.
Quand une consultation traîne et que vous devez relancer sans braquer le fournisseur.
Évaluer le risque fournisseur
Aide-moi à évaluer le risque lié à [fournisseur] pour [besoin critique]. Analyse selon ces axes : dépendance financière (part de mon chiffre chez lui et inversement), risque de rupture d'approvisionnement, dépendance géographique, alternatives disponibles, solidité financière apparente. Donne un niveau de risque global et 3 actions de mitigation concrètes.
Avant de confier un achat stratégique à un fournisseur unique ou peu connu.
Classer les achats avec la matrice de Kraljic
Aide-moi à positionner mes catégories d'achats sur la matrice de Kraljic (risque d'approvisionnement x poids financier). Voici mes catégories : [liste avec montants et criticité]. Classe chacune en achats simples, à effet de levier, critiques ou stratégiques. Pour chaque quadrant, recommande la stratégie achats adaptée (mise en concurrence, partenariat, sécurisation, standardisation).
Pour prioriser vos efforts et adapter votre stratégie selon le type d'achat.
Analyser des conditions générales de vente
Voici les conditions générales de vente d'un fournisseur : [colle le texte]. Repère les clauses défavorables ou à risque pour l'acheteur : pénalités déséquilibrées, révision de prix, limitation de responsabilité, reconduction tacite, délais de paiement imposés, clauses de propriété. Pour chaque point sensible, propose une contre-proposition à négocier.
Avant de signer, pour ne pas accepter des clauses défavorables noyées dans le contrat.
Préparer un plan de négociation par scénarios
Je négocie [besoin + montant] avec [fournisseur]. Construis-moi trois scénarios : objectif ambitieux, objectif réaliste, position de repli. Pour chacun, précise la cible de prix, les contreparties acceptables et la limite à ne pas franchir. Définis mon point de rupture (au-delà duquel je pars) et ma meilleure solution de rechange si la négociation échoue.
Avant une négociation à enjeu, pour savoir jusqu'où aller et quand vous lever de table.
Rédiger une demande de remise volume
Rédige un mail à [fournisseur] pour demander une remise sur [produit / service] en m'appuyant sur mon volume d'achat annuel de [montant / quantité]. Ton factuel et confiant, chiffres à l'appui, proposition d'engagement en contrepartie (volume garanti, durée, exclusivité partielle). Objectif : obtenir un geste commercial tout en préservant la relation. 100 mots maximum.
Quand votre volume justifie un meilleur tarif et que vous voulez le formaliser proprement.
Analyser l'évolution d'un prix fournisseur
Voici l'historique de prix d'un fournisseur sur [produit] : [colle les données par période]. Analyse l'évolution : hausses successives, écart avec l'inflation ou les indices de matières premières, saisonnalité. Identifie les hausses injustifiées et prépare-moi les arguments pour contester la prochaine révision de prix.
Face à une énième hausse de tarif, pour distinguer ce qui est légitime de ce qui ne l'est pas.
Rédiger un compte rendu de négociation
Voici mes notes brutes d'une réunion de négociation fournisseur : [colle tes notes]. Transforme-les en compte rendu structuré : points convenus, prix et conditions obtenus, points restant à trancher, engagements de chaque partie, prochaines étapes avec dates. Ajoute un mail de synthèse à envoyer au fournisseur pour acter ce qui a été décidé.
Juste après une négociation, pour formaliser les accords et éviter les malentendus.
Construire une grille d'évaluation fournisseur
Aide-moi à construire une grille d'évaluation de la performance de mes fournisseurs sur [catégorie]. Critères à couvrir : qualité, respect des délais, réactivité, conformité, prix, RSE. Propose une pondération, une échelle de notation claire et un modèle de scorecard réutilisable. Ajoute les seuils déclenchant un plan d'amélioration ou une sortie du panel.
Pour piloter votre panel fournisseurs avec des indicateurs objectifs plutôt qu'au ressenti.
Préparer un rendez-vous de revue fournisseur
Je rencontre [fournisseur] pour une revue annuelle. Contexte : [historique de la relation, incidents, volumes, enjeux à venir]. Prépare-moi l'ordre du jour : bilan de performance, points de friction à aborder, demandes à formuler (prix, délais, innovation), et objectifs de la relation pour l'année. Ajoute les questions clés à poser pour anticiper les risques.
Avant une revue fournisseur, pour en faire un vrai levier de pilotage et pas une formalité.
Standardiser un besoin pour réduire les coûts
Voici la liste des références que j'achète sur [catégorie] : [colle les références et volumes]. Identifie les opportunités de standardisation et de rationalisation : références redondantes, sur-spécifications inutiles, regroupement de commandes, réduction du nombre de fournisseurs. Estime le gain potentiel pour chaque piste et le niveau d'effort associé.
Quand votre catalogue s'est empilé au fil du temps et qu'il faut faire le ménage pour économiser.
Rédiger un mail de refus d'offre
Rédige un mail pour informer un fournisseur que son offre n'a pas été retenue pour [besoin]. Ton professionnel et respectueux, sans dévoiler d'informations confidentielles sur les concurrents. Remercie pour la participation, donne un feedback constructif s'il en a demandé, et laisse la porte ouverte pour de futures consultations. 90 mots maximum.
Après un appel d'offres, pour clôturer proprement avec les fournisseurs non retenus.
Analyser un contrat cadre
Voici un projet de contrat cadre fournisseur : [colle les clauses clés]. Analyse-le du point de vue acheteur : durée et conditions de reconduction, mécanisme de révision de prix, engagements de volume, pénalités, réversibilité et conditions de sortie, niveaux de service. Signale les clauses à sécuriser et propose des ajustements à négocier avant signature.
Avant d'engager votre entreprise sur plusieurs années avec un fournisseur.
Cartographier une catégorie d'achat
Aide-moi à cartographier la catégorie d'achat [catégorie]. Structure attendue : segments du marché fournisseur, principaux acteurs et leur positionnement, facteurs de prix (matières, main-d'œuvre, logistique), tendances et risques, leviers d'économie classiques sur cette catégorie. Termine par 3 recommandations de stratégie achats adaptées à cette catégorie.
Avant de prendre en main une nouvelle catégorie, pour comprendre vite son marché et ses leviers.
Rédiger un questionnaire de présélection fournisseur
Rédige un questionnaire de présélection (RFI) pour qualifier des fournisseurs sur [catégorie]. Couvre : présentation et solidité de l'entreprise, capacités de production, références clients, certifications qualité et RSE, couverture géographique, conditions commerciales de base. Formule des questions fermées quand c'est possible pour faciliter la comparaison des réponses.
En amont d'un appel d'offres, pour ne consulter que des fournisseurs réellement capables.
Simuler la négociation côté fournisseur
Joue le rôle du commercial de [fournisseur] qui veut me vendre [produit / service] au prix fort. Je vais m'entraîner à négocier une baisse. Défends tes prix avec des objections réalistes, cède progressivement seulement si mes arguments sont solides, et à la fin donne-moi un débrief : ce que j'ai bien fait, mes erreurs, et 3 arguments que j'aurais pu utiliser.
Pour vous entraîner à une négociation difficile avant le vrai rendez-vous.
Détecter un risque de rupture d'approvisionnement
Analyse le risque de rupture d'approvisionnement pour [composant / matière / produit critique]. Contexte : [fournisseurs actuels, zones de production, stocks, délais, alternatives]. Identifie les points de fragilité de ma chaîne, les signaux d'alerte à surveiller, et propose un plan de sécurisation (double sourcing, stock tampon, contrats, indexation).
Sur les achats critiques, pour anticiper les ruptures avant qu'elles n'arrêtent la production.
Rédiger une clause de révision de prix
Aide-moi à rédiger une clause de révision de prix équilibrée pour un contrat avec [fournisseur] sur [produit]. La révision doit être indexée sur [indice pertinent : matière première, indice INSEE], plafonnée, révisable à la baisse comme à la hausse, avec une fréquence définie et un préavis. Rédige la clause et explique-moi les points de vigilance côté acheteur.
Pour encadrer les hausses futures plutôt que de les subir chaque année sans cadre.
Analyser mes dépenses (spend analysis)
Voici mes données de dépenses achats : [colle les montants par fournisseur / catégorie]. Analyse mon portefeuille : concentration des dépenses, fournisseurs à faible volume à rationaliser, catégories où je multiplie les fournisseurs, part des achats hors contrat. Identifie les 3 leviers d'économie prioritaires et estime le potentiel de gain de chacun.
Pour savoir où concentrer vos efforts d'économies au lieu de traiter tout de la même façon.
Construire un business case d'achat
Aide-moi à rédiger un business case pour justifier l'achat de [produit / prestation / projet] auprès de ma direction. Structure : problème ou besoin, options étudiées, option recommandée, coût complet, gains attendus chiffrés, retour sur investissement, risques et alternatives. Rédige une synthèse d'une page orientée décideur, avec les chiffres qui comptent en tête.
Quand vous devez faire valider un achat important par votre direction ou un comité.
Rédiger une demande d'avoir ou de compensation
Rédige un mail à [fournisseur] pour réclamer une compensation suite à [problème : retard de livraison, non-conformité, défaut qualité]. Contexte : [faits, préjudice, engagement contractuel non tenu]. Ton ferme mais professionnel, rappel des faits et de la clause concernée, demande précise (avoir, remplacement, geste commercial), et délai de réponse attendu.
Quand un fournisseur a failli et que vous voulez obtenir réparation sans dégrader la relation.
Préparer une politique achats responsables
Aide-moi à rédiger les grandes lignes d'une politique d'achats responsables pour [type d'entreprise / secteur]. Couvre : critères RSE d'évaluation des fournisseurs, exigences environnementales et sociales, clauses à intégrer aux contrats, indicateurs de suivi, et démarche de progrès avec les fournisseurs existants. Reste concret et applicable, pas juste déclaratif.
Pour structurer une démarche achats responsables crédible et pas seulement une intention affichée.
Questions fréquentes
Ces prompts fonctionnent-ils avec toutes les IA ?
Oui. Ils sont écrits pour ChatGPT mais fonctionnent aussi bien avec Claude, Gemini, Copilot ou Le Chat de Mistral. Le principe reste le même : donner le contexte de l'achat, un objectif clair et un format de sortie. Vous pouvez les copier-coller tels quels dans l'outil de votre choix.
Peut-on vraiment faire confiance à l'IA pour comparer des devis ?
L'IA structure et accélère le comparatif, mais elle reste un assistant. Elle peut mal lire un périmètre ou ignorer un coût caché. Utilisez sa sortie comme une base de travail solide, puis vérifiez les chiffres clés avant toute décision. Le gain de temps est réel, le contrôle reste indispensable.
Faut-il payer ChatGPT pour utiliser ces prompts ?
Non, la version gratuite suffit pour la plupart de ces prompts. Une version payante apporte surtout des réponses plus rapides, une meilleure gestion des documents longs et l'accès à des modèles plus performants, utiles quand vous analysez de gros appels d'offres ou de nombreux devis.
Dois-je remplacer les crochets dans chaque prompt ?
Oui. Les crochets comme [catégorie] ou [fournisseur] sont des espaces à personnaliser avec vos informations. C'est ce qui transforme un prompt générique en livrable utilisable. Créez une fois vos versions type par catégorie, vous gagnez du temps à chaque consultation.
Puis-je coller les devis et contrats de mes fournisseurs dans ChatGPT ?
Prudence. Ne collez jamais de données confidentielles, de conditions négociées sensibles ou d'informations couvertes par un accord de confidentialité dans une IA grand public. Anonymisez les éléments critiques. Nos formations traitent le RGPD et le bon paramétrage des outils pour un usage conforme.
Ces prompts conviennent-ils à toutes les catégories d'achat ?
Oui, la plupart s'adaptent aux achats directs comme indirects, aux produits comme aux prestations. Il suffit de préciser votre catégorie et vos critères dans le prompt. Certains, comme la matrice de Kraljic ou le TCO, sont des méthodes achats universelles, transposables à presque tous les besoins.
Est-ce que je peux partager ces prompts avec mon équipe achats ?
Bien sûr, c'est même recommandé. Une bibliothèque de prompts partagée harmonise le traitement des consultations, accélère l'onboarding des nouveaux acheteurs et fiabilise les décisions. Demandez le pack complet pour équiper toute la fonction achats.
Combien de temps un acheteur gagne-t-il avec ces prompts ?
Sur le terrain, les acheteurs qui maîtrisent ces usages gagnent plusieurs heures par semaine, surtout sur le dépouillement des devis, la rédaction des cahiers des charges et la préparation des négociations. Ce temps se réinvestit là où il crée de la valeur : la stratégie et la négociation.
Proposez-vous une formation pour aller plus loin ?
Oui. Nos formations IA sont certifiées Qualiopi et finançables par votre OPCO ou le FNE-Formation, souvent jusqu'à 100 % pour les PME. Elles couvrent l'usage de l'IA au quotidien et la création d'assistants IA sur vos process achats, du sourcing au suivi fournisseur.
Faut-il des prérequis techniques pour utiliser ces prompts achats ?
Aucun. Si vous savez déjà rédiger un mail ou remplir un tableau, vous savez utiliser ces prompts. Il suffit de créer un compte gratuit sur l'outil de votre choix, de copier le prompt et de remplacer les crochets par vos informations. Nos formations partent du niveau débutant, sans aucune compétence informatique préalable.
L'AI Act impose-t-il des règles pour l'usage de l'IA aux achats ?
Le règlement européen sur l'IA classe la plupart des usages achats en risque minimal ou limité : rédaction, analyse de devis, préparation de négociation restent libres. La vigilance porte surtout sur la transparence et la protection des données fournisseurs. Nos formations font le point sur vos obligations concrètes selon vos cas d'usage.
Comment mesurer le retour sur investissement de l'IA aux achats ?
Suivez deux indicateurs simples : le temps gagné sur les tâches d'analyse et de rédaction, et les économies négociées grâce à une meilleure préparation. Un acheteur qui dépouille dix devis en trente minutes au lieu d'une demi-journée dégage un ROI mesurable dès les premières semaines, sans investissement matériel.